Introduction
La réussite d’un projet de migration ou d’appropriation d’un nouvel outil collaboratif passe aussi par des actions d’accompagnement et de conduite du changement, par un travail de diffusion de pratiques et de connaissances. En effet, le déploiement d’une solution collaborative (libre ou non) dépasse les seuls aspects techniques et demande un accompagnement fonctionnel.
En plus de son expertise qui s’étend du conseil technique ou fonctionnel, à la mise en œuvre, l’hébergement en passant par le développement, la maintenance et le support, Arawa dispose depuis 2 ans d’une offre pour la formation et l’accompagnement des utilisateurs.
Nous présenterons dans cet article les éléments au cœur de notre démarche d’accompagnement.
Objectifs des formations
Au-delà des simples objectifs pédagogiques, la formation des utilisateurs permet aussi :
- de rendre les utilisateurs autonomes avec les logiciels présentés ;
- d’homogénéiser les compétences des utilisateurs pour améliorer la collaboration ;
- de simplifier et d’alléger le support des utilisateurs pour les administrateurs du service
Le catalogue (printemps 2025)
Voici notre catalogue de formation actuel. Il peut évoluer avec le temps.
Formations Nextcloud
| INTITULÉ | Population concernée | OBJECTIF |
|---|---|---|
| Prise en main Nextcloud | Utilisateurs | Être capables de créer, éditer, organiser et partager leurs dossiers et fichiers dans Nextcloud, ainsi que de gérer les droits de partage associés |
| Administration fonctionnelle Nextcloud | Administrateurs | Être capables d’administrer les utilisateurs, de gérer les dossiers de groupes (Group folders) ou les espaces de travail (Workspace) |
| Administration et accompagnement Nextcloud | Administrateurs, équipe support et formateurs | Être capables – d’administrer les utilisateurs, de gérer les dossiers de groupes (Group folders) ou les espaces de travail – d’accompagner les utilisateurs dans l’usage des solutions collaboratives déployées : connaître les sujets sur lesquels les utilisateurs ont besoin d’aide, présenter les bonnes pratiques |
Bureautique
| INTITULÉ | Population concernée | OBJECTIF |
|---|---|---|
| Prise en main bureautique en ligne | Utilisateurs | Être capables de créer et de mettre en forme des documents textes et classeurs simples, y compris de manière collaborative |
Une démarche qualité
Avant la formation
Chaque formation évoquée ci-dessus a, par défaut, un plan, une durée et des prérequis.
Cependant, nous adaptons ces dernières aux besoins de nos clients afin qu’elles soient pertinentes dans le contexte de chacun.
Nos formations sont assurées en distanciel grâce à l’outil de visioconférence BigBlueButton via le navigateur. Il n’y a pas d’installation supplémentaire à prévoir. Les sessions sont interactives grâce au partage d’écran, la discussion instantanée et les sondages. Il est également possible d’utiliser vos outils internes de visioconférence. Des sessions en présentiel sont aussi possibles.
Tous ces éléments sont évalués et validés au préalable avec le client.
Pendant la formation
- Selon le programme, les besoins spécifiques exprimés et le public concerné, des exercices ont lieu durant la formation
- Une plage de temps est toujours prévue pour les questions/réponses
- En toute fin de formation, il est demandé à chaque participant de remplir un questionnaire de satisfaction
Après la formation
- Un enregistrement vidéo de la session de formation est fourni
- Un guide utilisateur peut également être fourni
Guide utilisateur
Nos guides sont accessibles de manière pérenne aux participants et peuvent faire office de référence au sein des équipes.
Ces guides abordent principalement les notions suivantes :
- Gestion, édition et partages (internes et externes) des dossiers et des fichiers
- Dossiers de groupes (Group Folders) et espaces de travail (Workspace)
- Synchronisation des dossiers et des fichiers en local (PC, tablette, smartphone)
- Activités et notifications
- Recherche
- Bonnes pratiques d’utilisation et de partage
Nous proposons de les personnaliser pour le contexte client et de les maintenir au fil des versions de Nextcloud, par exemple de cette façon :
- Utilisation des couleurs et de la terminologie du client ;
- Modalités de connexion ;
- Objectifs du service Nextcloud pour les utilisateurs ;
- Présentation d’applications Nextcloud mises à disposition (Calendar, Contact, Deck…) ;
- Organisation des données prévues par le client (espaces personnels, espaces communs) ;
- Choix du mode d’édition (en ligne ou sur le poste de travail) ;
- Bonnes pratiques et recommandations d’usage.
Dans un esprit contributif et pour faciliter la diffusion et l’adoption de Nextcloud, les versions génériques de ces guides sont disponibles sous licence ouverte (CC BY-NC-SA).
Conclusion : En savoir plus ?
Contactez-nous si vous êtes intéressés par de l’accompagnement pour vos utilisateurs de Nextcloud ou par l’obtention de plus amples informations au sujet de nos formations et de notre démarche.