La DSI du Conseil Départemental de la Côte d’Or a mis en place depuis plusieurs mois la solution Nextcloud, la plateforme open source de collaboration et de partage de fichiers en ligne, pour offrir aux employés et aux élus des solutions de mobilité performantes.
Nous nous sommes entretenus avec Romain Dorsemaine, responsable collaboration et mobilité au sein du département, pour comprendre les attentes des utilisateurs et les problématiques à l’origine du projet.
À quelles problématiques le choix d’une solution comme la plateforme Nextcloud répondait-elle dans votre contexte ?
Nous recevions de plus en plus de demandes pour échanger et partager des documents, aussi bien en interne qu’en externe avec les organismes et les partenaires du Conseil Départemental. Ce besoin devenant pressant, il nous fallait rapidement identifier et proposer une technologie, tout autant pour répondre aux attentes des agents et des directeurs qu’à celles des élus.
Comment les utilisateurs faisaient-ils alors, avant le choix de la plateforme Nextcloud ?
Nous avions en effet constaté l’utilisation d’outils tiers peu sécurisés par les utilisateurs, comme WeTransfer, Dropbox ou Google Drive, et il devenait urgent pour les équipes informatiques de sécuriser ces initiatives de partages par une solution unique garantissant la sécurité des données et des partages de documents, dont certains particulièrement sensibles.
Le choix de Nextcloud s’est imposé immédiatement ?
Non. Même si nous avions tout de même fait initialement le choix des solutions en open source. Mais c’est l’étude de quelques plateformes qui nous a finalement convaincus du bien-fondé de Nextcloud.
À quels types d’utilisateurs la solution Nextcloud s’adresse-t-elle et quel accueil a-t-elle reçu ?
Aujourd’hui la plateforme répond à plusieurs projets collaboratifs et adresse deux types d’utilisateurs.
En premier lieu, les élus (une quarantaine) et la direction générale (environ 30 personnes). Ils accèdent et utilisent des fichiers au format PDF mis à disposition sur Nextcloud, essentiellement dans un cadre de mobilité, et directement à partir de tablettes. Équipés de stylets, ils annotent ou signent ces documents et les transmettent ensuite respectivement au secrétariat général puis au président du conseil.
Ensuite, les agents. Sur les 2500, ils sont à ce jour entre 100 et 120 à utiliser Nextcloud, principalement avec la suite bureautique en ligne Collabora Online. Ils collaborent ainsi sur la construction, la validation et le partage de tableaux, de rapports et d’indicateurs.
Ce nombre d’agents est amené à évoluer ?
Oui. Nous souhaitons déployer la solution progressivement mais sans l’imposer à tous. Nous avons d’ailleurs mis en place des actions pour sensibiliser les équipes aux avantages collaboratifs de cette solution avec un travail de documentation. Mais au-delà de nos attentes, le principal vecteur d’évangélisation de la solution, c’est le bouche à oreille des utilisateurs.
Ils sont donc satisfaits par la solution que vous leur avez proposée ?
En effet, les utilisateurs sont plutôt satisfaits par les avantages qu’offre la plateforme. La recommandation entre utilisateurs étant le meilleur des canaux de communication sur un outil informatique, elle pourrait presque permettre de nous affranchir de nos actions de sensibilisation. Pour les utilisateurs, le gain de temps est un des avantages souvent mis en avant dans l’utilisation de cette solution.
Et au sein de la DSI, êtes-vous également satisfaits ?
Bien sur. Nous n’utilisons pas encore tout le potentiel et toutes les possibilités de déploiement de la solution Nextcloud mais nous avons déjà réalisé un audit de sécurité il y a quelques mois, et le résultat a légitimé notre choix et répondu à nos exigences.
Propos recueillis par Arawa.
- À propos du Conseil Départemental de la Côte-d’Or – Quelques chiffres
Présidée par François Sauvadet, le conseil départemental de la Côte-d’Or est l’organe délibérant du Département de la Côte-d’Or. Ses 2 500 agents interviennent sur les 120 implantations territoriales du Département. Son parc informatique se compose de près de 10 000 postes dont près de 7 000 dans les collèges.
- À propos d’Arawa
Depuis sa création, Arawa distribue et met en œuvre des solutions collaboratives OpenSource permettant l’échange, l’édition, le stockage et le partage des informations entre toutes les parties d’une organisation, tout en garantissant la sécurité des données et des échanges. Arawa s’appuie sur la combinaison des expertises fonctionnelles et techniques de ses consultants, associée à la mise en œuvre d’une suite de logiciels libres reconnus et intégrés dans l’environnement des organisations : Nextcloud, LibreOffice, Collabora Online, OnlyOffice, BBB, Jitsi, Mattermost.
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