Vous avez sélectionné une solution de visioconférence, de préférence libre et auto-hébergée. Maintenant, comment s’en servir correctement en équipe ?
Cela peut sembler évident, mais il est peut-être nécessaire d’expliciter quelques pratiques rendant ces réunions plus efficaces.
Voici quelques pratiques généralement conseillées, tant au niveau technique que comportemental.
Droits d’auteur : Nicolas Vérité, Arawa
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Technique
Tester et valider matériel et logiciel
Il est évidemment bien plus productif d’arriver en visioconférence déjà fin prêt à converser, plutôt que de perdre du temps à dépanner. Il est aisé de tester la sortie son en écoutant de la musique ou de la vidéo. Pour tester le micro, il existe des petites astuces qu’on ne va pas détailler ici, qu’il vaut mieux utiliser avant de rejoindre la réunion.
Préférer un micro-casque
En effet, vous isolez (un peu) vos oreilles du bruit extérieur, d’autant plus si le casque est réducteur de bruit. Le micro est en général de meilleure qualité que le micro de l’ordinateur. A fortiori, il est plus près de la bouche et est conçu pour capter le son proche. Et surtout, avec le micro et le haut-parleur de l’ordinateur, cela génère souvent un écho très désagréable à tous les participants.
S’isoler du bruit ambiant
Placez-vous dans une petite pièce sans résonance, portes et fenêtre fermées. Cela vous permet d’envoyer du son sans bruit ambiant, en conséquence vos collaborateurs obtiennent un signal plus audible et compréhensible de votre part.
Couper le micro quand vous ne parlez pas
Cela permet de réduire significativement le niveau de bruit blanc et de bruits de fonds d’une visioconférence. Ce bruit permanent est très gênant, encore plus quand le nombre de participant est élevé.
Couper la vidéo
La vidéo consomme beaucoup plus de données réseau que le son. Donc quand la qualité de son devient trop faible, ou commence à saccader, on coupe de préférence la vidéo. Mieux, certaines solutions permettent de régler la consommation de données de la vidéo plus finement, en réduisant la résolution.
Correctement cadrer
Il n’est hélas pas rare de voir un participant par le haut de son crâne ou en contre-plongée sous le double-menton. Ce cadrage est important pour tous, certains codes audiovisuels sont à respecter. Placer la ligne de vos yeux aux deux tiers de votre retour vidéo, comme les présentateurs de journaux télévisés.
S‘éclairer convenablement
Les lumières vives viennent des fenêtres en journée, créant du contre-jour. Assurez-vous de vous placer à 90° (angle droit) de vos sources de lumières principales, c’est d’ailleurs la recommandation pour travailler sur un bureau. Vous pouvez ajouter une source de lumière artificielle à l’opposé des fenêtres.
Soigner l’arrière-plan
Derrière vous, il y a potentiellement du bazar peu recommandable ou bien des détails de votre vie privée : juste rangez, ré-arrangez, ou cadrez différemment.
Économiser les ressources machines
Votre ordinateur (ou téléphone) est limité en ressources (mémoire, disque, processeur), donc économisez-les au maximum et coupez toutes les autres applications. Branchez votre ordinateur au réseau électrique, pour lui assurer de meilleures performances et pour pouvoir aller au bout de la réunion ! Si vous êtes dans un navigateur, fermez tous les autres onglets. Cela permet également de réduire les distractions, mais on y revient…
Couper les notifications
Coupez les notifications. Le téléphone comme l’ordinateur en mode silencieux ou « ne pas déranger ». D’une part, vos collègues et vous-même n’entendrez plus de sonneries ou vibrations, d’autre part vous ne serez plus distrait par la tentation de les lire ou d’y répondre.
Comportemental
Cela va sans dire, on n’arrive pas à une visioconférence sans rien savoir, ni à l’improvisation : on rejoint celle-ci pour y apporter des contributions de manière professionnelle. Savoir qui participe et de quoi on va parler est déjà un bon début.
Diffuser l’ordre du jour
Ce qui va être discuté doit être exposé à la convocation, ou assez de temps avant la réunion pour que tout le monde puisse prendre connaissance de cet ordre du jour. Même s’il y a forcément des imprévus et que l’on doit s’adapter, il est toujours bon d’avoir des idées en place.
Clarifier les objectifs
Les participants doivent avoir compris globalement ce qui est attendu de la réunion. De même, les contraintes temporelles de cette réunion doivent être intégrées.
Commencer à l’heure
Les précieuses minutes usuellement perdues en début de visioconférence s’additionnent sur le nombre de réunions et se multiplient par le nombre de participants, le gâchis est alors immense. Soyez à l’heure.
Finir avant la fin prévue
Il est généralement difficile de finir à l’heure exacte, mais en réalité il est largement préférable de terminer quelques minutes avant. En effet, on enchaîne parfois une autre réunion, qui commencera à l’heure, donc il y a ce besoin incompressible de se lever et s’étirer, assouvir des besoins biologiques ou consulter les notifications.
Chronométrer la réunion
Il est nécessaire d’utiliser au mieux le temps des participants. Savoir à tout moment où on en est, et ce qui nous reste, maintenir une sorte de barre de progression est important.
Partager l’écran pour facilitation visuelle
Montrez les choses, un tableau Kanban ou un document collaboratif en temps-réel par exemple, cela permet meilleure visualisation et c’est un allié puissant à l’auditif.
Prendre et rendre la parole
En présentiel, il est aisé de couper poliment la parole ou de la reprendre après interruption. En visioconférence, c’est beaucoup plus difficile, donc cela nécessite de l’auto-discipline et de la bienveillance. Il est judicieux de bien être clair quand vous avez fini de parler. Vous pouvez aussi utiliser la fonction « lever la main » de certains outils pour demander la parole.
Éviter le multitâche
On suit et on reste concentré. On arrête toutes les notifications en passant en mode « ne pas déranger », à la fois sur l’ordinateur et sur le téléphone.
Synthèse
Cette liste présente simplement des pratiques à mettre en place une à une et optionnellement, à titre personnel ou en groupe. Ce ne sont en aucun cas des règle inamovibles.
Toutes ces bonnes pratiques sont des recettes bien connues. Même s’il est difficile de toutes les mettre en place, il est nécessaire d’en intégrer naturellement autant que possible. Attention, ces pratiques ne garantissent pas le succès d’une réunion à distance. En revanche, ne pas les appliquer augmentent les probabilités d’échec.
Nous recommandons bien évidemment d’aborder ces réunions de manière bienveillante et souriante, ce sera d’autant plus agréable et constructif sur le long terme.
Contactez-nous si vous souhaitez explorer le déploiement de la visioconférence à long terme et à grande échelle dans vos organisations.
