Ou comment intégrer Collabora Online (ou LibreOffice Online) et l’ECM Alfresco

Cet article est une retranscription substantielle de l’intervention de Philippe Hemmel, en septembre 2019 à la conférence LibreOffice, à Almeria en Espagne.

Philippe Hemmel a présenté le Connecteur Alfresco / Collabora Online, produit développé par les équipes Arawa pour permettre une connexion robuste et simple d’utilisation entre la solution bureautique Opensource Collabora Online (ou LibreOffice Online) et Alfresco, le système de gestion de contenus (ECM, Enterprise Content Management) distribué également sous licence libre.

CONTEXTE et PROBLEMATIQUE

Le Département de Seine Saint Denis comptant 5000 employés nous avait exprimé des problèmes impactant, à l’édition de documents en ligne, avec la solution Alfresco.

C’est en particulier l’édition de documents qui posait problème : il fallait procéder à de nombreuses étapes fastidieuses à chaque édition de document, et parfois même s’atteler à retrouver le collaborateur qui avait verrouillé un document… Au final, les utilisateurs finissaient par utiliser LibreOffice directement grâce au support d’une ancienne extension de Libreoffice pour éditer le document par le biais de la compatibilité Webdav d’Alfresco.

Dans un tel contexte, et au regard des enjeux, il était compliqué pour le département de Seine Saint Denis de développer les initiatives en télétravail si les outils pour le faire ne le permettaient pas simplement.

BESOINS

Prioritairement, il fallait donc résoudre les points suivants :

Permettre l’édition collaborative en ligne de documents aux formats Microsoft et ODF
Permettre l’édition par n’importe quel collaborateur autorisé du document, à n’importe quel moment
Ne rien à avoir à installer sur un ordinateur localement

SOLUTION

Une des meilleures solutions, et celle considérée était la plus rapide à mettre en œuvre pour répondre aux problématiques, consistait à achever le développement d’un précédent prototype initié par la société Danoise Magenta et consistant à connecter Collabora Online et Alfresco.

Il a donc fallu analyser le travail qu’il restait à faire et mesurer les coûts de ce développement pour délivrer une première version opérationnelle du connecteur.

Les principales tâches à mettre en œuvre étaient donc les suivantes :

Gérer le verrouillage des documents : comment éviter qu’un utilisateur ne supprime, déplace ou remplace un document en cours d’édition dans une session Collabora Online ? quelle solution de verrouillage privilégier ?
Gérer le versioning des des documents : faut-il gérer et conserver toutes les versions de Collabora Online ?
Produire une meilleure interface utilisateur dans l’intégration de Collabora Online avec Alfresco
Ajouter de nouvelles fonctionnalités dans Collabora Online, comme le téléchargement et l’impression de document
Corriger les bugs existants

Grâce en particulier à la participation de Collabora, des choix stratégiques ont pu être faits pour permettre le travail collaboratif et laisser toute la souplesse nécessaire pour éditer un document.

Une démonstration de la solution est disponible dans la vidéo directement accessible à 10 ‘20

RÉSULTATS

Au final, les résultats étaient au rendez-vous et après de très nombreux tests, la solution a été très favorablement accueillie par les utilisateurs !

Dans un premier temps, le déploiement de Collabora Online intégré à Alfresco est destiné à 200 utilisateurs.

De nombreuses mises à jour et plusieurs enrichissements fonctionnels sont prévus.

Nous espérons qu’ils seront accueillis par ces utilisateurs et de nouveaux avec tout autant d’enthousiasme !